כך תצליחו להיפטר מכל הניירת במשרד!
בשנים האחרונות ארגונים ועסקים רבים עושים מהלכים משמעותיים לעבר טרנספורמציה דיגיטלית, שמשמעה באופן כללי – העברת פעולות ידנית ופיזיות לעולם הדיגיטלי. לדברים האלו יש כמובן גם השפעה על הניירת המשרדית, שגם אם אי אפשר להפחיתה לאפס מוחלט, ניתן כבר היום להקטינה דרסטית לרמה מינימאלית. תפקיד חשוב במהלך זה יש למערכות חתימה דיגיטליות.
מהי מערכת חתימה דיגיטלית
מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת להמיר כל טופס שיש לכם על המחשב לכדי מסמך דיגיטלי. פשוט מעלים אותו למערכת ותוך פחות מעשר שניות יוצא מסמך מקוון, זהה למסמך המקורי או עם שינויים שרציתם להכניס. למשל, אפשר ליצור בצורה הזאת טופס 101 מקוון, טופס שיוכים לקופות גמל דיגיטלי, חוזה העסקה, הסכמי רכש, הסכמי מתן שירות ללקוחות וכן הלאה. למעשה, יש ארגונים שאצלם כל קליטת וניהול העובדים מבוססים על טפסים דיגיטליים.
כאמור, זהו בדיוק אותו הטופס המקורי, רק שעכשיו ממלאים את השדות וחותמים מתוך מכשיר ובלי הדפסה על נייר. יתרה מכך, המערכת מנטרת אוטומטית את מילוי הטופס, כופה מילוי של שדות חובה, פותחת שדות חדשים בהתאם לפרטים שמולאו, מאפשרת להוסיף מסמכים נלווים גם בצילום מהסמארטפון וכדומה. וכמובן, היא מאפשרת לחתום עם האצבע על מסך המגע של המכשיר הנייד או עם העכבר על המחשב. יש לציין כי המערכת מוסיפה אוטומטית גם קובץ מוצפן להגברת ביטחון המידע, התוקף והמהימנות של המסמך.
נפרדים לשלום מהניירת
העבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית על טופס 101 דיגיטלי, טופס 106, אישורי הזמנות וכדומה, מקטינה דרסטית את הניירת המשרדית. כעת אין עוד צורך שהצד השני ידפיס את המסמך כדי למלא אותו ולחתום עליו, אינו צריך לסרוק, לשלוח הלאה, למסור ידנית, וגם אין צורך בתיוקים ידניים. הכל קורה אונליין כולל השליחה של הטופס המלא שנכנס ישירות לתיק הלקוח/עובד/ספק/פרויקט.
אז מה שמתקבל הוא קודם כל חיסכון עצום בשעות עבודה. אבל מעבר לכך, יש חיסכון גדול מאוד בניירת וגם בהוצאות משרדיות על רכישתה, על קנייה של מדפסות, על בלאי של ציוד הדפסה וסריקה, על דיו וטונרים וכן הלאה. כמו כן, בניגוד לניירת פיזית, מסמכים דיגיטלים אינם מתקמטים או נרטבים, וגם הסיכון לתיוק מוטעה או לאובדן המסמך הרבה יותר קטנים. מעבר לכך, הקטנת השימוש בניירת גם תורמת לסביבה, בזכות הקטנת הצורך בכריתת יערות ובכל הקשור לתהליכי הפקת הנייר שהינם מזהמים בפני עצמם.
